إلى الأعلى
التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية
التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية

التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية


إسم الوثيقة التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية
رقم الوثيقة 029
حالة نشر الوثيقة سارى
نوع الوثيقة تعليمات وتعاميم
تاريخ انشاء الوثيقة 07-02-1443
نبذة عن الوثيقة التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية

ملف الوثيقةالتزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية.pdf


التزامات ومهام مكاتب شؤون الحجاج والمنظمين من الشركات والوكالات السياحية

 

أهم المهام المناطة بمكاتب شؤون الحجاج:

1.اعتماد حصة الحجاج المقررة لكل دولة، المعتمد تنظيم قدومهم عبر منظمي قدوم الحجاج (الشركات والوكالات السياحية، الجمعيات، الحملات) والمنصوص عليها في محضر الاتفاقية المبرمة بين وزارة الحج والعمرة والمسؤولين عن شؤون الحج في الدولة المعنية، وعدم تجاوزها، وفي حال الحاجة لتعديل توزيع حصة الحجاج وفقًا لتنظيم قدومهم، فإن الأمر يلزم مخاطبة وزارة الحج والعمرة بالتعديل المطلوب لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه.

2.التنسيق المبكر مع مؤسسة الطوافة لتنفيذها ما يخص تطبيق النظام الإلكتروني الموحد لحجاج الخارج ليكون الطريقة الأساسية لاستقبال طلبات تأشيرات الحج وفقًا لحزم الخدمات والإجراءات النظامية لقدوم الحجاج عبر بوابة الحج الإلكترونية، وللحصول على رابط الموقع الإلكتروني واسم المستخدم والرقم السري الذي يخول مكتب شؤون الحجاج تسجيل منظمي قدوم الحجاج (الشركات والوكالات السياحية) التابعين له للعمل في موسم الحج.

3.يقوم مكتب شؤون الحج بالتأكيد على كافة المنظمين المعتمدين لديهم ومتابعتهم للالتزام بإبرام عقد خدمة مع الحجاج المسجلين لديهم والتأكيد على اطلاع الحجاج عليه بما يضمن تنفيذ كافة الالتزامات والحقوق للحجاج والمنظمين باعتبارهم طرفي العلاقة وتوضح الحقوق والواجبات ومحتوى الخدمة المقدمة ومستواها من (نقل وسكن وإعاشة)، وتسلم نسخة منه لمؤسسة الطوافة المعنية بذلك.

4.على مكتب شؤون الحج متابعة المنظمين التابعين له لإبرام العقود النظامية المطلوبة للحصول على تأشيرات الحج (سكن الحجاج بمكة المكرمة والمدينة المنورة، عقد الخدمة بمؤسسة الطوافة، عقد مكتب الوكلاء الموحد، عقد الإعاشة).

5.تكون جميع تعاقداتهم الخاصة بالخدمات لحجاجهم عبر النظام الإلكتروني الموحد لحجاج الخارج بحيث تكون لكل حاج حزمة خدمات تشمل الإسكان والنقل والإعاشة (في مكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة)، ويضاف إليها جميع الخدمات الإضافية التي يتم الاتفاق عليها مع المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف، والنقابة العامة للسيارات، وجميع مقدمي الخدمات للحجاج.

6.عدم تسجيل أيًا من المنظمين الذين سجلت عليهم مخالفات من قبل وزارة الحج والعمرة إلى حين الانتهاء من إجراءات دراسة تلك المخالفات وفق ما يرد من المنظمين المعنيين من إيضاحات ودفوعات، ومن ثم تقوم وزارة الحج والعمرة بتحديد العقوبات المناسبة لكل حالة وسيتم إشعار مكتب شؤون الحجاج بما يتقرر بشأنهم.

7.يتم إسكان الحجاج وفق دور السكن والفنادق التي تم بموجبها منحهم ملصقات الباركود وتأشيرات الحج، ومتابعة ذلك ميدانيًا، وفي حال مخالفة أي منظم لذلك فسيتم تطبيق الإجراءات النظامية التي تصل إلى إلغاء التصريح الممنوح للمنظم ومنعه من العمل في تنظيم قدوم الحجاج من خارج المملكة العربية السعودية بشكل نهائي.

8.أن يكون للشركة الواحدة مندوب واحد معتمد لإنهاء الإجراءات لدى المؤسسة.

9.يتم تزويد مؤسسة الطوافة المعنية والمؤسسة الأهلية للأدلاء بعقود الخدمة المبرمة مع الحجاج آليًا وإلا سيتم اعتبار أن شكوى الحجاج ومطالبتهم بمستوى معين من السكن والنقل والإعاشة في صالح الحجاج طالما لم يقدم من المنظمين خلاف ذلك.

10.لا يجوز للمنظمين التعامل مع غير السعوديين فيما يتعلق بإسكان الحجاج، ويجب أن يكون التعاقد مع الملاك أو المستثمرين أو المؤجرين من السعوديين مباشرة وعدم التعامل مع الوسطاء أو السماسرة في هذا المجال، مع أهمية إبلاغ وزارة الحج والعمرة بأي ملاحظات يتم رصدها بهذا الخصوص.

11.يقوم مكتب شؤون الحجاج بالتأكيد على كافة المنظمين المعتمدين التابعين له بعدم المغادرة حتى مغادرة كامل عدد حجاجهم.

12.يتم تسجيل جداول مواعيد قدوم ومغادرة كافة الحجاج القادمين من الخارج، وأرقام تذاكر السفر، وعناوين مقار سكنهم في المشاعر المقدسة ومكاتب الخدمة الميدانية التابعين لها، في النظام الإلكتروني الموحد لحجاج الخارج.

13.أن تعمل الجهات المنظمة لقدوم الحجاج من الخارج (مكاتب شؤون الحجاج والشركات والوكالات السياحية والحملات) على إصدار شهادات (الوفاة والولادة) للحجاج التابعين لهم حال وقوعها، على ألا تزيد المدة عن (48) ساعة كحد أقصى من تسجيل بلاغ (الوفاة والولادة) في المستشفيات داخل المملكة العربية السعودية.

14.لا يسمح لمكاتب شؤون الحجاج بتملك السيارات من داخل المملكة، ويستعاض عن ذلك باستئجار احتياجاتها من المركبات للتنقل بين مدن الحج عن طريق المصادر المحلية، مثل النقابة العامة للسيارات، أو وكالات تأجير السيارات، مع مراعاة وضع ملصق على السيارات المستأجرة باسم مكاتب شؤون الحجاج وبعد الموافقة من قبل وزارة الحج والعمرة، وستطبق الأنظمة على من يخالف ذلك.

15.مكن لمكاتب شؤون الحجاج فتح مقرين في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة: الأول للمكتب الإداري لشؤون الحجاج والثاني للمكتب الطبي، وعلى مكتب شؤون الحجاج الحصول على موافقة خطية من فرعي الوزارة بمكة المكرمة والمدينة المنورة على إنشاء المقر الإداري للمكتب قبل استئجاره، وأما المكتب الطبي فيتم الحصول على تصريح إنشائه من وزارة الصحة، على أن يكون هذان المقران خارج المنطقة المركزية، وأن تكون هذه المباني مصرحًا لها من لجنة الكشف على مساكن الحجاج (لجنة الإسكان أو الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني)، ويجوز رفع علم الدولة الرسمي على هذين المقرين فقط، ويحظر رفع العلم على مساكن الحجاج، أو في أي موقع سكن الحجاج.

16.يتم الاتصال بالوزارات والجهات الرسمية في المملكة العربية السعودية بالتنسيق المسبق مع وزارة الحج والعمرة ومراعاة عدم الكتابة للجهات الرسمية إلا من خلال وزارة الحج والعمرة أو فروعها في مكة المكرمة والمدينة المنورة ومحافظة جدة.

17.يتم إعفاء أعضاء مكاتب شؤون الحجاج (الإدارية والطبية) من دفع عوائد خدمات مؤسسات أرباب الطوائف بموجب ملصقات الإعفاء التي يتم استلامها من قبل وزارة الحج والعمرة ولصقها على جوازات سفرهم إضافة إلى:

أ-الحصول على بطاقات تعريف رسمية خاصة بهم من مكاتب شؤون الحجاج، ويكون عليها ختم الجهة المختصة بشؤون الحج وختم القنصلية السعودية المعنية.

ب-أن يكون دور أعضاء مكتب شؤون الحجاج في المشاعر المقدسة دورًا خدميًا لمساعدة حجاجهم، وأن يكون مقر إقامتهم خارج مشعر مني.

ج-مباشرة أعمال أعضاء مكاتب شؤون الحجاج في الأراضي المقدسة بالتنسيق مع فرعي الوزارة بمكة المكرمة والمدينة المنورة ومؤسسة الطوافة المعنية ومؤسسة الأدلاء لتقديم البيانات التي توضح مقار مكاتبهم وأرقام الاتصال الخاصة بمسؤوليهم لضمان توفير الخدمات للحجاج القادمين عبر تنظيماتهم، ويراعى أن يكون تواجدهم بمكة المكرمة والمدينة المنورة قبل وصول الحجاج بفترة لا تقل عن عشرة أيام.

د-تواجد عدد من أعضاء مكاتب شؤون الحجاج بمنافذ القدوم والمغادرة للتنسيق مع المختصين لتحقيق انسيابية حركة الحجاج في تلك المنافذ.

هـ-أن يكون من ضمن أعضاء المكتب الطبي طبيب عام أو طبيب أخصائي في الطب الوقائي بنسبة (20%) من إجمالي أعضاء المكتب الطبي المرافق للحجاج.

18.تقتصر اتفاقيات مكتب شؤون الحجاج لأي إجراءات أو ترتيبات تخص خدمات الحجاج مع مؤسسات الطوافة بمكة المكرمة ومؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة والجهات التي تشرف عليها وزارة الحج والعمرة.

19.التعاون مع المسؤولين بوزارة الحج والعمرة حيال تخلف أعداد من المعتمرين القادمين لغرض أداء مناسك الحج، الأمر الذي يضر بالمصلحة العامة، ويؤثر سلبًا على الخدمات التي توفرها حكومة المملكة العربية السعودية والمؤسسات الخدمية المعنية بخدمة الحجاج، ومعالجة الوضع وفق الضوابط التي تضعها وزارة الحج والعمرة لتنظيم حركة المعتمرين القادمين لأداء مناسك العمرة.

20.التعاون مع وزارة الحج والعمرة والجهات المعنية، والسماح بدخول الموظفين الرسميين من الجهات الحكومية والأهلية ذات العلاقة إلى مساكن الحجاج لمراقبة الخدمات المقدمة لهم.

21.لا يسمح بتنقل منسوبي مكاتب شؤون الحجاج خارج مكة المكرمة إلا بعد أخذ الموافقة الخطية من الجهات المختصة بوزارة الحج والعمرة.

22.يقوم مكتب شؤون الحجاج بالتضامن مع مؤسسة الطوافة المعنية بمتابعة مغادرة جميع حجاجه لأراضي المملكة العربية السعودية بعد أدائهم لمناسب لمناسك الحج وعدم التخلف؛ ويتم إبلاغ وزارة الحج والعمرة عن الحجاج المتأخرين عن مواعيد مغادرتهم في حينه، ويقوم المكتب بالبحث والتحري عنهم، وفي حال العثور على حاج متخلف، يتم تسليم تذكرة السفر مع صورة الجواز الخاصة بالحاج إلى وزارة الحج والعمرة وبالتنسيق في ذلك مع الجهات المختصة بالمملكة العربية السعودية (الإدارة العامة للجوازات)، وعلى مؤسسة الطوافة إبلاغ الجهات المختصة عن تأخر أي حاج عن المغادرة بعد انتهاء المدة المحددة لإقامته، وستطبق الأحكام بحق المخالف لأنظمة الإقامة.

23.إتمام التنسيق مع الهيئة العامة للطيران المدني لعمل الحجوزات اللازمة لهبوط الطائرات بما يمكنها من الوفاء بالمواعيد التي تحددها لقدوم حجاجها.

24.تقديم جدول رحلات مفصل مصادق عليه من الهيئة العامة للطيران المدني لوزارة الحج والعمرة، يوضح فيه أرقام الرحلات وتاريخ وصولها ومغادرتها واسم الشركة الناقلة.

25.توفير مندوبين عن الحجاج (مكاتب شؤون الحجاج، الشركات والوكالات السياحية) على مدار الساعة في فترة قدوم ومغادرة الحجاج بصالات الحج بمطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة ومطار الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة على أن يتم تقديم بياناتهم ومستندات كل موظف منهم لفرع الوزارة بجدة والمدينة المنورة لاستخراج بطاقات التصريح الأمني لدخول الصالات قبل وصول الحجاج.

26.توفير مندوبين في مراكز الاستقبال بالمدينة المنورة وكذلك في المساكن التي يتم إسكان الحجاج بها بمكة المكرمة والمدينة المنورة للمساعدة في سرعة إنهاء إجراءات استقبال الحجاج وتوجيههم بالسكن وتحديد الدور السكنية المفوجين عليها، والعمل على حل المشكلات التي قد تصادفهم.

27.لا يسمح لمكاتب شؤون الحجاج بتملك السيارات من داخل المملكة، ويستعاض عن ذلك باستئجار احتياجاتها من المركبات للتنقل بين مدن الحج عن طريق المصادر المحلية، مثل النقابة العامة للسيارات، أو وكالات تأجير السيارات، مع مراعاة وضع ملصق على السيارات المستأجرة باسم مكاتب شؤون الحجاج وبعد الموافقة من قبل وزارة الحج والعمرة، وستطبق الأنظمة على من يخالف ذلك.

28.توفير مندوب من القنصلية أو مكتب شؤون الحجاج مخولين بمراجعة المستشفيات والمستوصفات الحكومية بالمملكة لإنهاء إجراءات حالات الوفيات الخاصة بحجاجهم، وكذلك إنهاء إجراءات خروج المنومين منهم بالمستشفيات بعد شفائهم، مع الحرص على بقاء العدد الكافي من أعضاء مكتب شؤون الحجاج بعد أداء المناسك للقيام بتلك المهام وعدم السفر إلا بعد التأكد من مغادرة جميع حجاجهم.

29.يتوجب على مكاتب شؤون الحجاج (بعثات الحج) الرسمية والهيئات الدبلوماسية والجهات غير الرسمية، والتي ترغب في توزيع مواد إعلامية خاصة بها خلال موسم الحج بضرورة عرضها على وزارة الحج والعمرة.

30.تقديم خطة تفويج متكاملة إلى وزارة الحج والعمرة بالمملكة العربية السعودية توضح آلية توزيع حجاجهم المتفق على قدومهم على مراحل التفويج الاثنتي عشرة.

31.رفع طلب لوزارة الحج والعمرة لأي نشاط إعلامي أو بث مباشر لأحداث الحج أو إجراء مقابلات في مكة المكرمة أو المدينة المنورة أو المشاعر المقدسة ليتم رفعها للجهات المختصة.

32.تتقدم مكاتب شؤون الحجاج (بعثات الحج الرسمية) إلى الهيئة العامة للإعلام المرئي والمسموع بطلب التصاريح للوفود الإعلامية المرافقة مشفوعة ببيان مفصل بعدد وأسماء الإعلاميين والجهات التي يتبعون لها ومعدات وأجهزة التصوير التي يصطحبونها إلى وزارة الحج والعمرة، وذلك قبل شهر على الأقل من تاريخ قدومهم إلى المملكة.

33.عدم استئجار مباني غير مرخصة من لجنة إسكان الحجاج، أو فنادق خاضعة للإشراف الوقائي، والتقيد بالطاقة الاستيعابية للمباني المستأجرة.

34.توفير مختص بأعمال ومتطلبات السلامة ضمن أعضاء مكتب شؤون الحجاج.

35.الاستفادة مشروع المملكة العربية السعودية للإفادة من لحوم الهدي والأضاحي.

36.تنظيم حركة خروج الحجاج من مخيماتهم إلى منشأة الجمرات والعودة منها، وفقًا لما يوضحه الفلم التوعوي الذي أعدته وزارة الحج والعمرة بالمملكة العربية السعودية وبث مادة ذلك الفلم أثناء الدورات التوعوية التي تُعقد للحجاج في بلادهم وعبر القنوات التلفزيونية الرسمية والقنوات الفضائية المتاحة وخلال رحلات الطيران.

37.وضع بطاقة بيانات تعريفية واضحة على كل قطعة من أمتعة الحجاج الخاصة حتى يسهل الاستدلال عليها عند فقدانها لإعادتها لمن تخصه.

38.العمل بالإجراءات المطلوب عملها في حال فقد أحد الحجاج لجواز سفره من خلال التنسيق المباشر مع مؤسسة الطوافة المعنية.

 

تعليمات منظمي قدوم الحجاج عبر الشركات والوكالات السياحية والجمعيات:

1.القدوم إلى المملكة للتسجيل في مؤسسة الطوافة الأهلية المعنية وإكمال إجراءاته النظامية التعاقدية، على ألا يتم إبرام أي تعاقدات للخدمة مع أي جهة أو مؤسسة طوافة خلافًا للمؤسسة التي تتبعها جنسية الدولة التي حصل منها على التصريح، وفي حال مخالفة ذلك يتحمل المنظمون ما يترتب على ذلك من إجراءات نظامية تحددها وزارة الحج والعمرة.

2.تم إسكان الحجاج وفق عقود الإسكان الموثقة من قبلهم، وفي حال تغيير مساكن الحجاج لابد أن يكون ذلك بموجب عقود موثقة وفي مباني مستوفية لكامل الاشتراطات والمتطلبات.

3.التعاقد مع شركات ومؤسسات التغذية المرخص لها في المملكة لتقديم خدمات التغذية لحجاج الشركة بمكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة وفقًا للمعايير الصحية التي تصدر من الجهات المختصة ووفقًا لصيغة العقد الموحدة لخدمات التغذية والخدمات المصاحبة لها.

4.عدم مزاولة نشاط المشاركة بالوقت (Time Share) أو التسويق له أو اكتساب أي حق بموجب عقود المشاركة بالوقت بغير طريق الميراث على الوحدات العقارية السياحية الكائنة في مكة المكرمة والمدينة المنورة.

5.إبرام المنظمين من دول (أوروبا وغيرها) لتعاقدات نقل الحجاج التابعين لهم مع شركات الطيران المعتمدة مباشرة وبدون وسيط سعودي.

6.ضرورة مراجعة المفوض الرسمي للمنظم لإبرام وإنهاء جميع التعاقدات الخاصة به تحديدًا وعدم توكيل أو تفويض المواطنين السعوديين أو المقيمين بالمملكة العربية السعودية بذلك.

7.عدم تنظيم قدوم الحجاج من دولة أخرى بخلاف الدولة التي تم منح تصريح الحج بها، حيث أنه لن يتم الحصول على تأشيرات للحجاج المسجلين لديه من خارج الدولة المصرح له بتنظيم قدوم الحجاج منها وعدم تنظيم قدوم أي حاج يحمل تأشيرة مرور عبر أراضي المملكة العربية السعودية.

8.عدم إحضار الحجاج المسجلين لديه إلا بعد استكمال كافة الإجراءات التعاقدية النظامية المطلوبة والحصول على ملصقات الباركود، وفي حال عدم الالتزام بذلك فسيتم منع المنظم من العمل في تنظيم قدوم الحجاج من خارج المملكة بشكل نهائي.

9.عدم تثبيت ملصقات الباركود عند وصول الحجاج إلى مطارات المملكة العربية السعودية حفاظًا على سرعة إجراءات قدوم الحجاج مع تعبئة كروت المعلومات الخاصة بالجوازات مسبقًا.

10.يتم مرافقة ومتابعة الحجاج في كافة مراحل الحج (عند قدومهم ومغادرتهم بمنافذ المملكة العربية السعودية، سكنهم في مكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة، وأثناء تنقلاتهم، ومتابعة شؤون المرضى والمنومين والمتوفين) وفي حال قدوم الحجاج أو انتقالهم على دفعات فيجب أن يرافق كل دفعة أو فوج مندوب مفوض من المنظم يحمل بطاقة تعريفية، على أن لا المفوض ممثلاً لأكثر من منظم واحد، ولا يسمح للمنظم بتنظيم قدوم الحجاج إلا عن طريق شركة واحدة، وفي حال مخالفة ذلك يتحمل المنظم الإجراءات النظامية التي تصدر من وزارة الحج والعمرة.

11.يتم تقديم جدول زمني لبرنامج قدوم ومغادرة الحجاج إلى المملكة عبر شركة طيران معتمدة وبالتنسيق مع الهيئة العامة للطيران المدني.

12.يتم إبرام تعاقدات لسكن الحجاج التابعين له في مكة المكرمة والمدينة المنورة، كما يلزم إبرام تعاقدات مع مؤسسة الطوافة الأهلية لتقديم الخدمة للحجاج وترتيب إسكانهم في المشاعر المقدسة، وذلك عبر استخدام النظام الإلكتروني الموحد لحجاج الخارج.

13.يتم سداد أجور خدمات أرباب الطوائف وأجور النقل نيابة عن حجاجه عبر الدفع الإلكتروني لكامل أعداد الحجاج القادمين تحت تنظيماته إلى المملكة العربية السعودية وذلك حسب الآلية المعتمدة لذلك، ويكون سداد تلك الأجور شرطًا لاستكمال إجراءات إصدار تأشيرات الحج، ويعتبر المنظم الذي لا يلتزم بإجراءات السداد الإلكتروني لأجور الخدمات والنقل نيابة عن حجاجه مسؤول مسؤولية تامة عن تعطيل إجراءات إصدار تأشيرات الحج وفقًا للتعليمات المنظمة لشؤون الحجاج.

14.يتم تحديد خدمات النقل لحجاجه على حافلات النقابة العامة للسيارات ومساراتها المطلوبة عبر النظام الإلكتروني الموحد لحجاج الخارج لكامل دورة الحج بين مدن الحج والمشاعر المقدسة بما يحقق تطبيق حزمة كافة الخدمات، وألا يتم استئجار حافلات خاصة خارج مظلة النقابة العامة للسيارات.

15.يتم التنسيق والتقيد بمواعيد قدوم الحجاج إلى مطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة والمواصلين سفرهم للمدينة المنورة على الخطوط السعودية بالحضور قبل مواعيد الإقلاع بوقت كاف، وفي حال وصولهم بعد تجاوز الوقت المحدد فيستلزم عمل حجوزات جديدة.

16.لا يتم التأجير أو التنازل على المواقع التي تخصصها مؤسسة الطوافة لحجاج المنظم في المشاعر المقدسة. وفي حال ثبوت ذلك فسيتم إلغاء التصريح الممنوح للمنظم بشكل نهائي.

17.لا يتم تغيير سكن الحجاج بمكة المكرمة والمدينة المنورة الذي تم بموجبه الحصول على ملصقات الباركود وتأشيرات الحج إلا بعد التنسيق مع مؤسسة الطوافة المعنية وأخذ موافقة وزارة الحج والعمرة.

18.يتم اتخاذ الإجراءات الكفيلة بعدم بقاء أو تخلف أي حاج تابعين له بالمملكة بعد انتهاء موسم الحج ويتحمل المنظم مسؤوليات وتبعات هذا الأمر بشكل كامل.

19.يتم تنظيم العدد المعتمد له من الحجاج، وفي حال القيام بخدمة عدد يتجاوز العدد المحدد فسيتم منع المنظم من العمل في تنظيم قدوم الحجاج من خارج المملكة العربية السعودية بشكل نهائي بمواعيد قدوم ومغادرة الحجاج وفق فترات السكن التي تم التعاقد عليها لسكن الحجاج في مكة المكرمة والمدينة المنورة.

20.في حال قدوم الحجاج ومغادرتهم جوًا، فإن على المنظم الالتزام بالوزن المسموح به وكذلك دفع رسوم الوزن الزائد إن وجد أثناء المغادرة ويتم إرسال الوزن الزائد للحجاج على طائرات الشحن على نفقتهم الخاصة في حال عدم قبوله على شركات الطيران المقلة للحجاج، وذلك عن طريق الاشتراك في خدمة (الشاحن المعتمد).

معايير تسجيل الشركات والوكالات السياحية:

أ- يكون الحد الأدنى من أعداد الحجاج المخصصة لكل منظم (50) حاجًا، ولن يُقبل تسجيل المنظمين الذين تقل أعدادهم عن هذا العدد.

ب-الاعتماد على تسجيل منظمي قدوم الحجاج التابعين لنفس الدولة برقم المنظم المعطى سلفًا لهم في الأعوام الماضية والمكون من (4) خانات.

ج-عدم تسجيل أي منظم قدوم حجاج أو من يمثله لديه عقوبات سابقة بالإيقاف الدائم أو المؤقت تمنعهم من ممارسة أعمال تنظيم قدوم الحجاج من خارج المملكة.

د-يُسمح بتسجيل منظمين جدد بشرط أن لا تعود ملكيتها أو تمثيلها من قبل أشخاص سبق منعهم في الأعوام الماضية من ممارسة تنظيم قدوم الحجاج، ويكون ذلك تحت مسؤولية مكتب شؤون الحج.

هـ-يمكن إجراء طلبات التعديل في حصة المنظمين المعتمدة (زيادة أو نقصان حصة الحجاج) أو تعديل البيانات غير الأساسية للمنظمين، بشرط أن يكون ذلك قبل إصدار بطاقة من قبل المؤسسة أو تسجيل الطلب وفي إطار المحددات أعلاه.

و-سيتم إقفال تسجيل المنظمين آليًا بتاريخ (15/ شعبان) من كل عام هجري، وبما يوافقه في التاريخ الميلادي، ولن يسمح بتسجيل أي منظم بعد هذا التاريخ، ويتحمل مكتب شؤون الحج مسؤولية أي تأخير أمام الجهات الرسمية ومنظمي قدوم الحجاج في حال عدم الالتزام بما ورد أعلاه.

 

المستندات المطلوبة من المنظم عند مراجعته لمؤسسة الطوافة المعنية:

أ-نسخة من التصريح الممنوح للشركة في بلدها لمزاولة نشاط خدمات السياحة والسفر للأشخاص والمجموعات ساري المفعول ويوضح القدرة العددية المصرح بخدمتهم ومعتمد وموثق من الجهات المختصة بدولة المنظم، (مع إحضار الأصل للمطابقة).

ب-نسخة السجل التجاري الصادر في بلد الشركة أو الوكالة السياحية ساري المفعول (مع إحضار الأصل للمطابقة).

ج-تفويض رسمي باسم الشخص المفوض عن الشركة لمراجعة وزارة الحج والعمرة والجهات المعنية لتسجيل المنظم واستكمال الإجراءات التعاقدية والنظامية للحصول على تأشيرات الحج لنفس العام.

د-شهادة صحبة صحية معتمدة توضح قدرة مفوض الشركة الصحية على القيام بالعمل المطلوب تجاه الحجاج التابعين للشركة.

هـ-تقديم كافة المستندات المطلوبة بعد اعتمادها من جهات الاختصاص في بلد المنظم والمصادقة عليها من قبل سفارة أو ممثليه المملكة العربية السعودية في نفس البلد بحيث يكون تاريخ الاعتماد والتصديق حديث ولا يتجاوز (30) يومًا من تاريخ مراجعة المنظم لمؤسسة الطوافة داخل المملكة لتقديم أوراقه.