إلى الأعلى
آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ
آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ

آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ


إسم الوثيقة آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ
رقم الوثيقة 018
حالة نشر الوثيقة سارى
نوع الوثيقة أدلة إجرائية
تاريخ انشاء الوثيقة 02-02-1443
نبذة عن الوثيقة آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ

ملف الوثيقةآليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ.pdf


آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ

تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج وأثرها على الخدمات الأخرى المقدمة لضيوف الرحمن

 

مقدمة:

تحرص الدولة أعزها الله على العناية بضيوف الرحمن وزوار المسجد النبوي الشريف ... ومنظومة الحج من خلال الجهات المشاركة في خدمات الحج منظومة متكاملة يؤثر كل عُنصر من عناصر الخدمة فيها على الأخرى إيجابًا وسلبًا ... ومن هنا أصبحت عمليات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج تأخذ اهتمام الأجهزة المعنية بما رصدته من معوقات وتأثيرها المباشر على المراحل المهمة من تقديم الخدمات وانتظار الحافلات في المواقع في مرحلتي القدوم والمغادرة ومن هنا فإن وضع آليات محددة وتنسيق متكامل بين أطراف العلاقة ذات الصلة بتنزيل وتحميل أمتعة الحجاج يصبح أمرًا مهمًا لتحمل كل طرف مسؤولياته وواجباته ووضع أسس واضحة تنظم هذا العمل وتكرس تفعيل التعامل مع هذه الأسس والالتزام بها بكل دقة، وبرؤية ثاقبة فإن القصور في تأدية هذه الخدمة من قبل متعهدي التنزيل والتحميل لأمتعة الحجاج يصبح عاملاً سلبيًا يعيق انسياب حركة قدوم الحافلات ومغادرتها.

ومتى ما وضعت الأُسس الواضحة لمعالجة هذا القصور بتنظيم العمل وتوفير وسائل الاتصال والإمكانيات المساعدة فإن هذا الأمر يعد ضروريًا تتحقق من خلاله الأهداف المرجوة لآليات العمل في إطار من المسؤولية والمتابعة الحثيثة حتى يتم الله للجميع النجاح والتوفيق في موسم الحج.

 

محاور التطوير:

أولاً: واجبات ومسؤوليات المؤسسة الأهلية للأدلاء.

ثانيًا: واجبات ومسؤوليات مؤسسات وشركات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج.

ثالثًا: آلية تأهيل شركات ومؤسسات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج.

رابعًا: العقد الملحق.

خامسًا: الإشراف والمتابعة (المكتب المستحدث).

سادسًا: آلية التعامل مع متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج.

سابعًا: آلية استدعاء متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج البديل.

 

أولاً: واجبات ومسؤوليات المؤسسة الأهلية للأدلاء:

1.تأهيل متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج وحصرهم ومعرفة كافة المعلومات الخاصة بهم.

2.التأكد من الإمكانيات الآلية والبشرية المتوفرة لدى كل متعهد.

3.توفير المعلومات اللازمة للمتعهدين وخاصة برامج القدوم والمغادرة للحجاج عبر النظام الآلي وتحديث البيانات بشكل مستمر.

4.منح كل متعهد (رقم مستخدم) للدخول على النظام الآلي فيما يخص معرفة مواقع القدوم والمغادرة وتوفير المعلومات اللازمة له دون مقابل والتي تمكنه من الاستعداد المبكر لمباشرة العمل في الموقع.

5.التأكد من الإمكانيات الآلية التي بحوزة كل متعهد على أرض الواقع، والتأكد أيضًا من صلاحيتها قبل انطلاق أعمال الحج.

6. تحديد سقف أعلى لكل متعهد وبما يتناسب مع إمكانياته الآلية والبشرية.

7.تحتفظ المؤسسة الأهلية للأدلاء بالضمانات البنكية المستلمة من متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (شركات أو مؤسسات) وقابلة للتسييل والصرف منها إذا ثبت القصور في الأداء من المتعهدين بناءً على محاضر موثقة من قبل المكتب المختص بالمؤسسة وحفظ حقوق المتعهد البديل.

8.تفعيل عملية التواصل مع متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج وأيضًا مع متعهدي السكن (فنادق/ مجموعات سكنية/ أصحاب دور سكنية) وتوفير أجهزة اتصال (برافو) لتحقيق هذه الغاية ومنح الصلاحية لاتخاذ القرار لحل أي معوقات قد تحدث ميدانيًا.

9. وضع أسس واضحة للتعامل مع العمليات الميدانية لتحديد ما هو مطلوب من أعداد (آليات، كوادر بشرية) والوقت المحدد لمباشرة العمل والانتهاء منه.

10. المتابعة الميدانية المتواصلة لمواقع القدوم والمغادرة والتأكد من التزام المتعهد بالحضور في الوقت المناسب وإثبات ذلك بكل دقة وفق النماذج المعدة لذلك وتوثيقها ميدانيًا.

11. رصد المخالفات وتوقيع الحسم على كل متعهد يتقاعس عن أداء دوره ومسؤولياته وتأمين العمال البديلة وفق خطوات تحدد لهذا الغرض.

12. تحديد السقف الأعلى لعدد الحجاج المقرر تقديم الخدمة لهم بما يتوافر لدى متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج من آليات وكوادر بشرية.

13. الاحتفاظ بنسخة من عقد التشغيل المبرم بين متعهد السكن (فنادق/ مجموعات سكنية/ أصحاب دور سكنية) وبين متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج بعد التصديق عليه من قبل المؤسسة.

 

ثانيًا: واجبات ومسؤوليات مؤسسات وشركات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج:

1.الالتزام بما تعاقد عليه ومباشرة أعماله وواجباته تجاه ممثلي الحجاج أو متعهدي السكن (فنادق/ مجموعات سكنية/ أصحاب دور سكنية).

2.توفير الآليات والكوادر البشرية في المواقع حسب الجدول الذي يتم إعداده لهذا الغرض والالتزام به في كل المواقع التي يتم مباشرتها.

3.تقديم ضمان بنكي غير مشروط قابل للتسييل باسم (المؤسسة الأهلية للأدلاء) صادر من أحد البنوك المعتمدة لدى مؤسسة النقد العربي السعودي ويحق للمؤسسة الصرف منه في حالة قصور متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (شركة أو مؤسسة) وأن يكون الضمان البنكي قابل للتنفيذ بنسبة (10%) عشرة في المائة من إجمالي قيمة الاتفاق أو الاتفاقيات التي تبرم بشأن خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج.

4.وجود مقر رئيسي للمؤسسة به هاتف ثابت وفاكس وعدد (2) أجهزة حاسب آلي وطابعة واحدة.

5.تحديد عدد (3) مشرفين على مدار الساعة تعطي لهم كامل الصلاحيات.

6.الالتزام بتوفير زي موحد للعمالة (يوني فورم) على أن يتم التنسيق في ذلك مع المكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء قبل اختيار الزي.

7. توفير عدد (4) أجهزة برافو يكون أحدها مع مدير مؤسسة التنزيل والتحميل والأخرى مع المشرفين.

8.التنسيق المستمر مع المكتب المختص بالمؤسسة وأيضًا التنسيق مع متعهد السكن (فنادق/ مجموعات سكنية/ أصحاب دور سكنية).

9.التنسيق المستمر مع مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة الأهلية للأدلاء متى ما احتاج إلى ذلك والتأكد من المواقع المقرر مباشرتها في كل ما يتعلق بآليات العمل وتنفيذها على الوجه المطلوب.

10. الالتزام بالجدول الخاص بعدد الآليات وأعداد العاملين والعربات في المواقع حسب ما هو محدد.

11. أهمية التأكيد على العمال التابعين لشركة أو مؤسسة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج بسرعة الانتهاء من عمليات تنزيل أمتعة الحجاج حين وصول الحافلات أمام السكن ونقلها إلى المدخل، كما أنه يتوجب سرعة تحميل أمتعة الحجاج في عمليات المغادرة من أمام السكن ووضعها على ظهر الحافلات وربطها وتوثيقها بالحبال في الوقت المحدد.

12. الالتزام بالمدة الزمنية المحددة لكل عملية تفويج أو مغادرة وفقًا للجدول الزمني التالي:

م

الحالة

الوقت الزمني لمباشرة العمل والانتهاء منه

1

مرحلة القدوم

قبل وصول الحافلات من مركز الاستقبال بالهجرة أو من المطار (15 دقيقة على الأقل).

2

مرحلة المغادرة

1. المغادرة إلى مكة المكرمة في (الموسم الأول) قبل وصول الحافلات إلى الموقع بـ (15 دقيقة على الأقل).

2. طبقًا لما هو موضح بالجدول المحدد لعدد الرافعات والعمال فإنه ينبغي الانتهاء من العمل في الوقت المناسب وإخلاء الموقع حسب المحددات الزمنية.

 

ينبغي التنسيق مع المكتب المختص بالمؤسسة والمعرفة التامة بطبيعة نقل الامتعة بموجب نقلها إلى الحافلة أو الدينات أو التريلات أو غيرها وعما إذا كانت الامتعة تتطلب نقلها قبل عدة ساعات إلى المطار (الوزن المسبق).

 

ثالثًا: آلية تأهيل شركات ومؤسسات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج:

1. الإعلان عن موعد آلية واشتراطات تأهيل متعهدي التنزيل والتحميل لموسم حج 1436هـ.

2.تحديد الطاقة التشغيلية لكل متعهد وفقًا لعدد الرافعات والعمالة المتوفرة لديهم.

3.تسليم المؤسسة الأهلية للأدلاء الضمان البنكي غير المشروط والقابل للتسييل بنسبة (10% من قيمة كل عقد) للصرف منه في حالات قصور تأمين العمالة أو الآليات والرافعات وحسب المخالفة المدونة بالمحضر الذي يعد لهذا الغرض من قبل المكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء.

4.تسليم المتعهد خطاب التأهيل وإصدار رقم الحساب الإلكتروني على نظام المؤسسة الأهلية للأدلاء.

 

استمارة كشف على محتويات ما يملكه متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام 1436 هـ

اليوم: ............................ التاريخ:        /      /      143 هـ

اسم الشركة أو المؤسسة

 

مقر المؤسسة أو الشركة

 

رقم الهاتف

 

رقم الجوال

 

رقم الفاكس

 

 

العنصر

العدد

الملاحظات

رافعا

 

إرفاق شهادة صلاحية الرافعة لموسم كل حج (حديث)

عربات

 

 

عمال

 

 

أخرى

 

 

 

     المتعد                                                                                                                            لجنة الكشف

الاسم ..............................                                                                                             الاسم ..............................

التوقيع                                                                                                                              التوقيع

الاسم ..............................                                                                                          الاسم ..............................

التوقيع                                                                                                                        التوقيع

 

 

الختم

 

 

متطلبات التشغيل الميداني:

جدول رقم 1

عدد الحافلات

الآليات والمعدات

رافعات

عمال

عربات

حبال

1

.......

3

يلتزم المتعهد بتأمينها في كل العمليات المطلوب تنفيذها

مطلوب تأمينها بصفة دائمة

2 إلى 3

رافعة

3

4 إلى 6

2

6

7 إلى 8

2

8

8 إلى 10

3

10

 

الاستثناء من هذا الجدول:

1. تحميل أمتعة الحجاج على شاحنات مسبقًا قبل موعد المغادرة.

2. إذا كان الموقع لا يتحمل تأمين رافعتين أو ثلاثة فيمكن التعويض عن الرافعات بأعداد زائدة من العمالة وبواقع ثلاثة عمال للحافلة الواحدة.

3. إذا كانت العمارة المقرر قدوم أو مغادرة الحجاج منها تبعد بعض الشيء عن الحافلات فلابد من زيادة العربات وعددا وبما يضمن إخلاء الموقع في الوقت المحدد لذلك.

الأطراف الرئيسية لتنفيذ

خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج

 

 

المؤسسة الأهلية للأدلاء

(إشراف ومتابعة)

 

 

متعهد السكن

متعهد

(مجموعات سكنية/ فنادق/ دور سكنية

التنزيل والتحميل

 


رابعًا: العقد الملحق:

1. إنشاء عقد ملحق لعقد الإسكان بين متعهد السكن ومتعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج مباشرة يوضح فيه الواجبات المناطة بكل طرف وإيضاح الشروط الواجبة على كل طرف كما يوضح فيه الأسعار الموضحة بالجدول الخاصة بعدم تمكن متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج الأساسي من تأمين الرافعات والعمال وغيرها أو تأخره في مباشرة الموقع وبما يضمن حقوق الطرفين وحقوق المتعهد للتنزيل والتحميل.

2.  أن يكون متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (شركة أو مؤسسة) قد تم تأهيله من قبل المؤسسة الأهلية للأدلاء بعد التحقق من أعداد العمالة وصلاحية الرافعات والعربات التي بحوزة المتعهد.

3.  تصديق المؤسسة على العقد بعد تسليم الضمان البنكي للمكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء والذي يمثل 10% من قيمة كل عقد.

 

عقد اتفاق التقديم خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لموسم حج عام ...............

بعون الله تعالى .. تم الاتفاق بين كل من:

1. (المجموعة السكنية/ فندق/ صاحب السكن) .............................................................ويمثلها في التوقيع على هذا العقد السيد/.....................................بصفته(..................)الجنسية............................بموجب(...................)وعنوانه:.........................رقم الهاتف (                    ) رقم الجوال (             )رقم الفاكس (             )ويشار إليه في هذا العقد (الطرف الأول).

2. متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (مؤسسة/ شركة)........................................ومقره: .........................رقم الهاتف          ( ) رقم الجوال (                         )رقم الفاكس (                                    )ويشار إليه في هذا العقد (الطرف الثاني).

اتفق الطرفان على ما يلي:

تمهيد: انطلاقًا من حرص الدولة رعاها الله على تقديم أفضل الخدمات لضيوف الرحمن والسعي المستمر لتطوير أدائها بالصورة التي تحقق راحة الحاج الكريم واطمئنانه، ولأن خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج أصبحت عنصرًا مؤثرًا في الخدمات المتنوعة فإن وضع آليات محددة وعقد اتفاق واضح يحدد الواجبات والالتزامات يصبح أمرًا ضروريًا يحقق الغايات والأهداف التي تسعى لتحقيقها الجهات المختصة ذات العلاقة بشؤون الحج والحجاج وانسياب كافة الخدمات ذات الارتباط والتأثر بخدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج وأن يحرص طرفي هذا العقد سويًا على تنفيذ بنوده بكل دقه باعتبار أن خدمة الحاج الكريم (شرف وأمانه ومسؤولية). وانطلاقًا من هذا التمهيد، فقد اتفق الطرفان على ما يأتي:

البند الأول: يعتبر التمهيد في هذا العقد جزء لا يتجزأ منه.

البند الثاني: موضوع التعاقد:

بموجب هذا العقد كلف الطرف الأول الطرف الثاني القيام بخدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج المتعاقد عليها ومن خلال الطرف الثاني للمعدات والآلات اللازمة والكوادر البشرية المدربة للعمل على إنجاز ما كلف به من مهام في المكان والزمان اللذين يحددهما الطرف الأول للعمل على خدمة ضيوف الرحمن وتوفير كافة سبل الراحة لهم، وذلك على النحو التالي:

أ-   عند تفويج الحجاج إلى الفندق أو العمارة السكنية فإن الطرف الثاني ملزم بتنزيل أمتعة الحجاج من ظهر الحافلة وحتى مدخل الفندق أو العمارة السكنية.

ب- في حالة المغادرة يلتزم الطرف الثاني بتحميل أمتعة الحجاج من أمام الفندق أو العمارة ورفعها إلى ظهر الحافلة وتغطيتها وتوثيقها بالحبال جيدًا.

 

البند الثالث: وثائق العقد:

1. يتكون هذا العقد من الوثائق التالية:

أ- كافة شروطه ونصوصه الواردة في برنامج آليات العمل ومتطلبات تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج المعدة من قبل المؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينة المنورة.

ب- خطاب اعتماد وتأهيل الطرف الثاني من قبل المؤسسة الأهلية للأدلاء لمباشرة أعمال تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج.

ت-الضمان البنكي الذي يقدم للمؤسسة الأهلية للأدلاء من قبل الطرف الثاني.

2. تشكل هذه الوثائق وحدة متكاملة وتعد كل وثيقة منها جزءً من العقد بحيث تفسر وتنفذ الواجبات والمسؤوليات والحسميات حسب ما ورد من تنظيم وضعته المؤسسة الأهلية للأدلاء وصرف المستحقات للطرف الثاني بناءً على خطابات رسمية من المكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء.

البند الرابع: مدة العقد:

مدة سريان العقد من: 01/11/1436هـ وينتهي في: 30/01/1437 هـ على أن يباشر الطرف الثاني مهامه ومسئولياته فور وصول أول فوج من الحجاج وحتى مغادرة آخر حاج من العمائر التابعة للطرف الأول.

البند الخامس: المقابل المادي:

تكلفة التنزيل والتحميل في مرحلتي التفويج أو المغادرة ....... ريال للحاج الواحد مضروب في عدد الحجاج المحدد في عقد الإسكان الخاص بالطرف الأول أو حجاج آخرين تابعين للطرف الأول والذي بدوره كلف الطرف الثاني تنفيذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج لهم.

البند السادس: آلية صرف المستحقات المالية:

1. يتم سداد المقابل المادي من الطرف الأول إلى الطرف الثاني كما يلي:

أ- ........% من إجمالي المقابل المادي كدفعة أولى وتسدد بتاريخ: ...............

ب- .......% من إجمالي المقابل المادي كدفعة ثانية ويتم سدادها بتاريخ: ..........

ت- دفعة أخيرة بعد تصفية الأعداد التي تم تقديم الخدمة لهم ورضاء الطرفين وقناعتهما وبعد التنسيق مع المؤسسة الأهلية للأدلاء في هذا الخصوص.

البند السابع: الشروط الواجب توافرها في متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (الطرف الثاني):

1. أن يكون معتمدًا من قبل المؤسسة الأهلية للأدلاء لمباشرة أعمال تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج على النحو الوارد بهذا العقد، وفقًا للخطاب الصادر بهذا الخصوص من المؤسسة الأهلية للأدلاء، والموضح به السقف الأعلى لعدد الحجاج المسموح بتعاقده على تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج مقارنة بما يتوافر لديه من آليات ومعدات وكوادر بشرية.

  2.  أن يكون حاصلاً على التصاريح والتراخيص اللازمة من الجهات المختصة التي تتيح له القيام بالمهام الموكلة إليه بهذا العقد وتقديم ما يفيد ذلك واعتباره من وثائق العقد.

البند الثامن: الالتزامات المتبادلة:

أ- التزامات الطرف الأول:

1. يلتزم في إبرامه هذا العقد بكافة الاشتراطات والمواصفات الخاصة بمتعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج والمعدة من المؤسسة الأهلية للأدلاء.

2.  تزويد الطرف الثاني وبصفة مستمرة بالمعلومات الخاصة بمكان وموعد قدوم ومغادرة الحجاج وإعداد جدول موضح فيه تاريخ القدوم والتفويج أو المغادرة، وتحديث تلك المعلومات بشكل مستمر وإبلاغه بأي تعديلات في الوقت المناسب لكي يتمكن من الاستعداد المبكر لمباشرة مهامه في الموقع المحدد.

3. تصديق هذا العقد لدى المؤسسة الأهلية للأدلاء حتى يتسنى لها متابعة مدى دقه التنفيذ من خلال المكتب المختص لها بحكم دورها المباشر على الخدمات المقدمة للحجاج.

ب. التزامات الطرف الثاني:

1. لا يجوز للطرف الثاني أن يتنازل عن هذا العقد أو يحيل أيًا من التزاماته أو حقوقه الواردة فيه للغير وفي حال مخالفته لهذا الالتزام يطبق بشأنه ما ورد من نصوص في هذا العقد.

2.  في حالة عدم وفاء الطرف الثاني بالتزاماته الواردة بهذا العقد على الوجه الأكمل أو إخلاله بأي شرط من الشروط المنصوص عليها في الاعقد ضمن ما هو مكلف به من أعمال، أو ظهور ما يدل على عدم قدرته الاستمرار في الأداء على الوجه المطلوب منه، فيقوم الطرف الأول بإخطار المؤسسة الأهلية للأدلاء فورًا بذلك والتي يحق لها عند ذلك مصادرة الضمان البنكي، إضافة إلى ما تتخذه الجهات المختصة من إجراءات، كما يقوم الطرف الأول في هذه الحالة بتنفيذ العمل على حساب الطرف الثاني المقصر ذاته وذلك خصمًا من مستحقاته.

3. يلتزم كافة أفراد وعمال الطرف الثاني بالتحلي بالأخلاق الإسلامية في التعامل مع ضيوف الرحمن وموظفي الجهة المشرفة على المشروع والجهات المسئولة الأخرى. وكذا القطاعات الأخرى العاملة معهم، وتعاملهم مع بعضهم البعض بالحسنى والبعد عن المشاجرات والخصومات والمهاترات التي تؤثر على العمل، وعليهم الامتناع عن التدخين، والتقيد بالزي الموحد أثناء مباشرتهم لعملهم.

4.  على كافة أفراد وعمال الطرف الثاني عدم مطالبة الحجاج الكرام بأي مبالغ مالية سواء بصفة الهدية أو البخشيش حتى لا يقعوا تحت طائلة المسئولية.

5.  على الطرف الثاني وكافة منسوبيه مراعاة الأنظمة والتعليمات المرعية في المملكة وعدم مخالفتها بدعوى الجهل أو عدم المعرفة.

 6.  ضرورة توزيع العاملين على المواقع حسب احتياج العمل في كل فترة من فترات موسم الحج وذلك بالتنسيق المباشر مع المكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء وكذا مراكز المغادرة التابعة لها، والحصول على المعلومات والبيانات يوميًا.

7.  على الطرف الثاني ومنسوبيه المحافظة على حقائب وأمتعة الحجاج ومحتوياتها والأخذ في الاعتبار أن حقائب وأمتعة الحجاج ذات أهمية يجب المحافظة عليها أثناء نقلها من موقع لآخر، وعدم تعرضها للعبث والتلف أو الضياع لأي سبب من الأسباب والحرص التام، وإلا تحمل الطرف الثاني كامل المسئولية الجنائية والمالية وما يترتب عليها من جزاءات وعقوبات من قبل جهات الاختصاص.

8. يلتزم الطرف الثاني بالتنبيه على منسوبيه بعدم ترك الحقائب وأمتعة الحجاج على الأرصفة وفي حالة بقاء أي منها بعد مغادرة الحافلات فإن يلزم بتسليم ما تركه الحجاج إلى الطرف الأول والذي يقوم بدوره بتسليمه للمؤسسة الأهلية للأدلاء لتقوم هي الأخرى بتسليمها إلى قسم الضائعات في فرع وزارة الحج لاتخاذ ما يلزم بشأنها.

9. يلتزم الطرف الثاني بالتنبيه على منسوبيه بضرورة وضع الأشرعة الواقية المؤمنة من قبل شركات نقل الحجاج وتغطية جميع أمتعة الحجاج على ظهر الحافلة وربطها جيدًا والاطمئنان من ذلك قبل مغادرة الحافلة.

البند التاسع: فسخ العقد:

في حال إخلال الطرف الثاني بأي من التزاماته الواردة بهذا العقد فإنه يحق للمؤسسة الأهلية للأدلاء مصادرة الضمان البنكي واختيار متعهد آخر لتنفيذ العقد على نفقة الطرف الثاني مع حقها في الرجوع عليه بالتعويض.

البند العاشر: تسوية الخلافات:

يحكم هذا العقد في تفسيره وتنفيذ بنوده وفهم مضمونه كافة التعليمات والتنظيمات الصادرة من الجهات ذات العلاقة وخاصة وزارة الحج بالمملكة العربية السعودية وفي حال وقوع خلاف أو نزاع بين طرفيه فإن الجهة التي يحق لها الفصل هي (فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة).

البند الحادي عشر: نسخ العقد:

حرر هذا العقد وصدر في ثلاث نسخ أصلية وقع الطرفان على كل صفحاتها وتسلم كل طرف نسخة للعمل بموجبها فيما تم تسليم النسخة الثالثة للمؤسسة الأهلية للأدلاء لتصديقها وللرجوع إليها عند الحاجة.

على ذلك جرى الاتفاق وتم التوقيع؛؛؛

الطرف الأول

الطرف الثاني

 

مؤسسة/ شركة ..........................

المجموعة السكنية/ فندق/ صاحب السكن

لتحميل وتنزيل أمتعة الحجاج

التوقيع

التوقيع

 

 

(تصديق المؤسسة الأهلية للأدلاء)

 

 

 


خامسًا: الإشراف والمتابعة (المكتب المستحدث):

1. استحداث مكتب ميداني متخصص للإشراف والمتابعة الميدانية على أعمال متعهدي التنزيل والتحميل وتحديد واجباته ومسؤولياته وصلاحياته والكوادر البشرية على مدار الساعة.

2. تفعيل دور مكاتب الخدمات الميدانية في متابعة الاستعداد المبكر لعمليات التفويج (القدوم) وكذا المغادرة والاطمئنان على استعداد مؤسسات وشركات تحميل وتنزيل أمتعة الحجاج وتأمين الموقع بكافة متطلبات من رافعات وعمال وغيرها والتنسيق في ذلك مع مراكز المغادرة ومكتب الإسكان الميداني.

3.  إعداد برنامج تشغيلي للإشراف على متعهدي التنزيل والتحميل أثناء عمليات التفويج والمغادرة والتنسيق مع المراكز في هذا الشأن.

4.  رصد حالات القصور وتأمين العمالة البديلة والمعدات الآلية لإخلاء الموقع فور إعداد محضر موثق في نفس الموقع من الرصد الآلي للبلاغات.

 

سادسًا: آلية التعامل مع متعهدي تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج:

1. يتم الرصد والمتابعة من قبل المكتب المختص بالمؤسسة بشأن تأمين المواقع بالآليات والعمال والعربات وغيرها من قبل متعهدي التنزيل والتحميل للأمتعة وذلك قبل المباشرة الفعلية للمواقع (مراكز المغادرة في عمليات المغادرة/ مكتب الإسكان الميداني في عمليات التفويج).

2. المتابعة المستمرة للبلاغات المستلمة من المتابعين والمشرفين التابعين للمؤسسة (الإسكان الميداني/ مراكز المغادرة) والتأكد من تغطية المواقع بصورة طبيعية وطبقًا لمتطلبات العمل.

3. في حالة عدم جاهزية متعهد التنزيل والتجميل لتغطية أي موقع من المواقع يتم اتخاذ الإجراءات التالية:

أ- إعداد محضر مشترك من فرق المؤسسة الميدانية (الإسكان الميداني/ مراكز المغادرة) وتصديقه من المتابعين الميدانيين لفرع وزارة الحج ما أمكن ذلك توثيقًا للمعلومات الواردة في المحضر وتحقيق الشفافية في اتخاذ الإجراء.

ب- تأسيًا على ما تم تدوينه بالمحضر وعدم وجود رافعات أو عمال متعهدي التنزيل والتحميل فيتم اتخاذ الإجراء التالي:

• في حالات القصور وعدم التواجد في المواقع عند بدء عمليات المغادرة أو التفويج وبعد التأكد من أن المتعهد الأساسي المسئول عن الموقع يتم إبلاغه وإعطائه مهلة (15 دقيقة) فقط وبعدها مباشرة يتم تكليف المتعهد البديل لمباشرة الموقع حسب ما هو موضح في الجدول المعد لهذا الغرض.

• اتخاذ القرار الفوري من قبل المكتب المختص بالمؤسسة الأهلية للأدلاء بتأمين (المتعهد البديل) واحتساب تكلفة التأمين للموقع كما هو موضح بالجدول التالي:

م

نوع الناقلة

قيمة تنزيل وتحميل الناقلة الواحدة

المبلغ بالحروف

01

الحافلة الواحدة

350 ريال

ثلاثمائة وخمسون ريالاً

02

الدينا الواحدة

650 ريال

ستمائة وخمسون ريالاً

03

سيارة نقل متوسطة (سكس)

800 ريال

ثمانمائة ريالاً

04

تريلا

900 ريال

تسعمائة ريالاً

 

وتحسم هذه المبالغ من حساب المتعهد الأساسي من الضمان البنكي القابل للتسييل والمودع لدى المؤسسة للصرف منه للمتعهد البديل أو إبلاغ متعهد السكن بحسم المخالفات من مستحقات المتعهد الأساسي ومن ثم صرفها للمتعهد البديل.

 

سابعًا: آلية استدعاء متعهد تنزيل وتحميل امتعة الحجاج البديل:

عملية تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج عنصر مهم من منظومة الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن وأداؤها بالصورة المطلوبة يساهم بقدر كبير في إنهاء عمليات التفويج أو المغادرة في الوقت المناسب.

ولتنفيذ هذه الآلية يتم إجراء ما يلي:

1. في حالة عدم استجابة المتعهد الأساسي يتم استدعاء إحدى الشركات أو المؤسسات البديلة للموقع عبر جهاز برافو أو غيره من وسائل الاتصال الأخرى.

2. في حالات القصور وعدم التواجد في مواقع المغادرة أو التفويج وبعد التأكد من المتعهد المسئول (الأساسي) عن الموقع يتم إبلاغه وإعطائه مهلة (15 دقيقة) فقط وبعدها مباشرة يتم تكليف المتعهد البديل من قبل المكتب المختص لمباشرة الموقع حسب ما هو موضح في الجدول المعد لهذا الغرض ويسجل وقت إبلاغ المتعهد البديل ووقت مباشرته للموقع أليًا.

3.  تعبئة نموذج (رقم 1) محضر إثبات حالة بكل دقة وتوثيقه من الجهات الرقابية على أن يراعى تعبئة جميع البيانات اللازمة مع إعطاء نسخة للمؤسسة والشركة البديلة في حالة طلب نسخة من المحضر.

4.  تزويد المكتب المختص بالمؤسسة يوميًا عند الساعة (8.00 مساءً) بالمحاضر المعدة يوميًا لتدقيقها وتوثيقها لرفعها للشؤون المالية بالمؤسسة لعمل اللازم.

5. تقوم المؤسسة (المكتب المسئول عن شركات التنزيل والتحميل) بتزويد مؤسسات وشركات تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج ببرنامج القدوم والمغادرة اليومية من واقع العقود التي أبرموها، والتشييك معهم قبل مباشرة العمل بـ (6 ساعات) على الأقل حتى تكون على أهبة الاستعداد لمباشرة العملية.

6. سيتم تسجيل البلاغات الخاصة بعمليتي التنزيل والتحميل آليًا وكذا التسجيل الآلي لمباشرة العمل من قبل المتعهد البديل.

7. إن عامل الوقت يصبح أمرًا مهمًا للإنجاز والمحاسبة وضرورة الالتزام بالمواعيد المقررة لتغطية المواقع والشفافية المطلقة لكل متعهدي التنزيل والتحميل دون استثناء.

 

 

 

محضر إثبات حالة

(تأخر متعهد التنزيل والتحميل عن تغطية موقع مغادرة أو تفويج) وتعميد متعهد بديل بمباشرة الموقع

اليوم: ............ التاريخ:      /     /    143 هـ الوقت: ........... • صباحًا • مساءً

الحالة

قصور في عمليات التنزيل والتحميل

رقم التصريح

 

عمالة

 

اسم المبنى

 

رافعات

 

اسم المستفيد

 

أخرى

 

 

تم الوقوف على حالة:   • مغادرة           • تفويج لحجاج من الجنسية: ....................... تابعين لمجموعة: .........................

عدد الحافلات (             ) عدد الدينات (               ) عدد التريلات (           )

الشركة الناقلة

1

2

3

4

5

رقم الحافلة

 

 

 

 

 

الشركة الناقلة

1

2

3

4

5

رقم الحافلة

 

 

 

 

 

 

الإجراء المتخذ:

تم استدعاء المتعهد البديل لإنهاء إجراءات:   • التنزيل           • التحميل

المتعهد الأساسي: .............................

المتعهد البديل: ................................

الجهات المشاركة

مندوب

المؤسسة الأهلية للأدلاء

مندوب المجموعة السكنية (إن وجد)

مندوب المتعهد البديل

ممثل وزارة

الحج (إن وجد)

الاسم

 

 

 

 

التوقيع

 

 

 

 

الوظيفة

 

 

 

 

 

 

شروط عامة:

1. تقديم خطاب رسمي من قبل متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج يوضح فيه ما لديه من إمكانيات:

أ- الكوادر البشرية (عمال التحميل والتنزيل).

ب- الآليات التي يمتلكها من رافعات وعربات وغيرها.

2. تقوم المؤسسة الأهلية للأدلاء بتأهيل متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج وتصنيفهم طبقًا لما لديهم من رافعات وعمالة وعربات وغيرها ومن ثم تحديد السقف الأعلى لكل متعهد على النحو التالي:

أ- التأكد من أعداد الرافعات والعربات والتزام المتعهد بتحديد الكوادر البشرية التابعة له حسب النموذج الذي يعد لهذا الغرض من قبل المؤسسة.

ب- يتم تحديد أعداد الحجاج المقرر تقديم خدمة التنزيل والتحميل لهم لكل متعهد بواقع (2000 ألف حاج) عشرون ألف حاج لكل رافعة لكامل موسم الحج (الأول والثاني) إضافة إلى الأعداد المناسبة من العمال حسب الجدول الموضع لذلك في متطلبات التشغيل الميداني.

3. يقدم منفذ خدمة تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج ضمانًا بنكيًا بنسبة (10%) من قيمة كل عقد) لاستخدامه من قبل المؤسسة الأهلية للأدلاء غير مشروط وغير قابل للإلغاء وقابل للتنفيذ الفوري في حالة تقصير المتعهد وتنفيذ واجباته في تأمين الآليات والأفراد في حالة قصور تأمين العمالة أو المعدات أو حسب نوعية المخالفة المدونة.

4. ضرورة تصديق عقد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج الذي يبرم بين متعهد السكن (مجموعات سكنية/ فنادق/ أصحاب دور سكنية) أو ممثلي الحجاج (مكاتب شؤون الحجاج/ منظمين) وبين متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (شركة/ مؤسسة) مع ضرورة تزويد المؤسسة الأهلية للأدلاء بالعمائر أو الفنادق التي تم التعاقد عليها فيما يتعلق بتنزيل وتحميل أمتعة الحجاج ويوضح البيان (اسم الفندق/ العمارة/ رقم التصريح/ تحديد الجنسيات/ الموقع واضحًا).

5. على متعهد تنزيل وتحميل أمتعة الحجاج (مؤسسة أو شركة) تقديم بيانات كاملة عن الكادر الإداري والمسئولين عن إدارة هذا العمل ورقم الهواتف والجوال لكل منهم وصاحب الصلاحية في اتخاذ القرار على مدار الساعة خلال موسم الحج.

6. إذا تكرر حالات القصور من قبل متعهد التنزيل والتحميل في تأدية خدمة التنزيل والتحميل بما نسبته (20%) عشرون بالمائة من إجمالي التعاقدات فيحق للمؤسسة الأهلية للأدلاء إلغاء العقود التي أبرمتها مؤسسة التنزيل والتحميل وبما لا يخل بسداده بكافة الالتزامات المالية عن المخالفات.